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Porquê planilhas não são suficiente para garantir as conciliações dos cartões.

March 4, 2015

Todos os empresários  sabem  que as  planilhas são uma ferramenta extremamente úteis para no dia a dia das empresas. Você pode usá-las para a gestão de quase todas as tarefas de controle, ou mesmo para gerenciamento dos seus contatos,  para alimentar o estoque,   financeiro dentre outras,  as planilhas são de fundamental importância e (dizem alguns) insubstituíveis.

 

Você sabe o custo secreto das  planilhas para as empresas?

 

 

Custo Financeiro

 

Ao lidar com planilhas você pode  levar em consideração uma margem de erro entre entre 0,8 e 1,8 por cento. Superficialmente  isso pode parecer uma quantidade relativamente pequena, mas considere uma empresa que opera com um volume de negócios de  R$ 100 milhões de reais, esta pequena margem, representa um risco entre R$ 800 mil e  1,8 milhões. É um valor considerável para  qualquer negócio.

 

Há também riscos  que  você pode enfrentar devido a erros contábeis na escrituração dos seus recebíveis. Várias empresas foram autuadas em 2014 devido a divergências declaradas no SPED  com as informações que as  administradoras de cartões de crédito entregam a Receita Federal do Brasil. Estes problemas aconteceram porque muitas desdas empresas só fizeram  as conciliações dos cartões  e auditoria apenas uma vez no ano, muito  proximo a entrega das obrigações .

 

 

Custo para imagem e reputação.

 

Considerando o exemplo das empresas citadas acima é bastante claro como os erros  podem ter um custo  financeiro alto e também impactar negativamente na imagem e reputação das empresa. As conciliações feitas  por  planilhas podem levar a exposição por  fraude,  perda de empregos, e até a falência.

 

Empresas de qualquer porte podem ficar expostas a esses riscos,  com consequências  prejudiciais, no entanto  quanto maior a empresa, maior é a responsabilidades. Desde pequenos erros, como um nome mal escrito de um investidor, fornecedor,  a erros muito maiores que levam a fiscalização da Receita Federal do Brasil,  usando apenas as planilhas como base para conciliação financeira dos cartões  de crédito ou em qualquer outro departamento de uma empresa,  podem levá-lo  aos mais diversos tipos de problemas.

 

 

Custo Tempo

 

Fazer a conciliação em  planilhas de forma manual  é uma tarefa  longa,  demorada e sem produtividade e, como diz o velho ditado, tempo é dinheiro. Imagine o seguinte cenário, uma rede com  15  lojas, trabalhando com 2 adquirentes,  com uma media de 3.500 transaçoes mês loja  e parcelamento em 4 vezes, podemos projetar a quantidade de pessoas e dias para conciliar esse volume de transações,  tempo esse que poderia ser muito mais bem gasto em  outros projetos ou tarefas com a função de fazer sua empresa crescer.

 

 

Erro Humano

 

As planilhas são  mais suscetíveis aos erros humanos, pois os  cálculos  na maioria das vezes são  realizados de forma manual devido à falta de conhecimento avançado na ferramenta.

 

  • Correspondência de células errada, referências ou valor

  • Copiar / Colar pode mudar as propriedades da coluna

  • Esquecendo-se de salvar, ou  encerramento acidentalmente

  • Incapacidade de corrigir erros, devido à impossibilidade de localizá-los

  • Erros na conciliação,  devido a limitação  de tempo para excecução

 

 

Problemas na  integração dos setores.

 

Quando você controla os dados de sua empresa por meio de planilhas, o processo de integração das áreas é muito mais difícil,  mesmo quando compartilhadas em rede. Isso porque elas não possuem os recursos necessários para trabalhar  as informações  de forma dinâmica, para os setores interdependentes.

 

 

Então, qual é a solução para todos esses problemas?

 

 

Solução

 

O uso único de planilhas sempre resultará em erros. O que é realmente necessário é um método rápido, eficiente e confiável para gerenciar as transações dos cartões. No entanto, nós  acreditamos em métodos melhores mais rápidos e seguros.

 

AudtaxCard, é uma plataforma de auditoria das transações em cartões, valida automaticamente  todas as suas vendas nos cartões de crédito e débito,  permitindo o “Compliance Financeiro” completo do seu negócio. Eliminando o risco de perdas financeiras, multas,  otimizando o trabalho da sua equipe financeira.

 

Temos vários clientes e parceiros que após iniciar o uso de nossa plataforma, o tempo de conciliação das transações,  passou de vários dias para alguns minutos !

 

 

Agende uma demonstração da plataforma em ação. clique aqui

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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