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Como conciliar informações de várias fontes? Benefícios e deficiências do Excel

May 19, 2015

Todas as equipes de finanças sabem  dos problemas que podem acontecer quando se inicia uma tarefa de conciliação em geral, seja das transações de cartões, do seu  extrato bancário ou das operações gerais do livro razão, por exemplo.

 

Duas  ou mais fontes de dados, raramente são fáceis de  se comparar,  especialmente em diferentes formatos  como layouts,  datas, operações e números de contas-chave, é  necessario quase sempre executar  um  “de/para”  verificando cada transação onde se encontra em outras fontes. Este é o momento onde a maioria dos colaboradores  de finanças fará o relacionamento em planilhas de excel para depois importar para o sistema de gestão,  ERP, contábil e fiscal.

 

O Excel faz com que seja mais fácil formatar, re-ordenar,  alterar dados de várias fontes diferentes, tornando um pouco mais fácil  a comparação e combinação dessas informações.

 

O departamento financeiro, tende a gostar do Excel, porque ele tem fórmulas para concluir cálculos, converter moedas, ordenar, alinhar  e encontrar entradas específicas. No entanto, o Excel tem suas desvantagens.

 

Deficiências do Excel

 

Assim como "canivetes suíços" o Excel pode ser um pouco complicado quando se tratam de certas tarefas sendo elas complexas ou mesmo simples. Estes inconvenientes podem afetar severamente a confiabilidade e a exatidão de suas informações .

 

Inconvenientes do Excel

 

Fontes Diferentes exportam em diferentes formatos de arquivo.

 

Fontes de dados diferentes que precisam  ser comparados e combinados, vêm em vários formatos, ou em planilhas do Excel que às vezes vêm com algumas formatações específicas. Elas podem  ter efeitos negativos para o restante de suas informações, que não precisam deste tipo de formatação.

 

Nossa dica é sempre exportar os seus dados como um arquivo de valores separados por vírgulas (CSV). Este é o formato mais simples, que usam formatação mínima, assim você  correrá menos riscos e  erros ao invés de  importá-lo para o Excel.

 

 

Excel pode formatar dados de forma errada.

 

A maioria dos números devem ser formatados como numéricos, mas às vezes eles são acidentalmente, formatados como uma cadeia de texto, ou uma formatação específica que poderá ser  arredondada para cima ou para baixo. Da mesma forma, copiando dados de uma célula para outra, também podem levar a números que estão sendo convertidos em texto, ou números em valores que estão sendo arredondados, causando um grande impacto nos valores financeiro ou contábeis. Por exemplo, basta mover esses dados arredondados  para torná-lo utilizável, deixando assim  uma série de erros de formatação que podem não ser óbvios à primeira vista, especialmente se você usou campos no Excel  pré-formatado  para os dados que você gostaria de combinar.

 

O erro humano.

 

Às vezes, o preenchimento das células são perdidos. Esse é um erro fácil de acontecer, pois talvez essas informações estivessem abaixo da parte inferior da tela, deixando o usuário pensar que elas foram copiadas, ou marcadas. Ou talvez o deslize de um dedo pode levar a um único dígito sendo acidentalmente adicionado ou removido. Sua equipe pode ter especialistas altamente treinados, mas esses tipos de erros humanos sempre podem acontecer. Estudos mostram que é comum ocorrer riscos de erros em  planilhas que podem variar de 0,8% a 1,8% , em média. Isso pode parecer pequeno, mas quando suas transações totalizam mais de um milhão de R$ (Reais) ou US$ (Dólares), esse  risco monetário se torna realmente muito alto.

 

Corrigir.

 

Às vezes, você percebe que uma transação realizada previamente como conciliada, está na verdade errada, porque depois, você encontrou a sua melhor combinação.

E agora ? Não é assim tão fácil  reverter essa informação, pois de fato, qual é a  informação  que precisa ser revertida ?

 

Superar as deficiências do Excel com ferramentas de auditoria e conciliação especializadas.

 

O departamento financeiro  muitas vezes está tão ocupado  tentando obter o melhor e o máximo do Excel, que se esquece de olhar para uma  ferramenta  especializada que poderá  lhe ajudar neste trabalho. Afinal, se você tem um “canivete suíço” que pode fazer um pouco de tudo, e você está acostumado a isso, por que se preocupar em  ter  uma ferramenta especializada?

 

Em primeiro lugar, porque faz com que as informações,  possam ser conciliadas e auditadas muito mais facilmente. O Excel pode ser  um bom substituto, mas se você tiver  centenas, milhares de informações constantemente e regularmente, por que não usar uma ferramenta projetada especificamente para esse tipo de  tarefa?

 

Em segundo lugar, uma ferramenta especializada permite a automação. Se você sabe que certas contas, faturas ou declarações virão no mesmo formato todos os meses, você poderá diminuir o desperdício de tempo. Vamos dar um exemplo, se você  precisa cortar milhares de peças  em uma indústria, todos os dias, então seria muito mais rápido e mais eficaz  uma máquina de cortar, não acha?  Nós entendemos que sim.

 

AudtaxCard, é uma plataforma  especializada que possibilita que  equipes de finanças possam auditar de forma rápida e eficiente, milhares de transações, valores, contas, extratos bancários, em minutos.

A plataforma usa uma tecnologia de ETL (Extração Transformação Carga) para dar as cargas de informações, facilitando assim todo o fluxo de trabalho do departamento financeiro, contábil e fiscal. Com isso  não há erro humano, não existem problemas de formatação, tornando assim ,essas informações consolidadas e auditadas em uma única base de dados. Muito mais simples, muito mais rápido, com menor possibilidade de erros.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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