Como fazer Auditoria Contábil em sua empresa

Auditoria Contábil é um processo para examinar toda a situação financeira de uma empresa, com ênfase em assegurar o cumprimento das normas de apresentação de relatórios, manejo adequado do dinheiro e controles internos. Na maioria dos países, as auditorias externas são regularmente exigidas por empresas públicas. As pequenas empresas, no entanto, não estão sujeitas a esses rigorosos conjuntos de normas e controles de informações, e, portanto, não estão sujeitas a auditorias obrigatórias. Aprender a realizar uma auditoria contábil básica em seu próprio negócio, poderá lhe ajudar a ter uma melhor compreensão dos pontos fortes e fracos no financeiro da sua empresa.

Examine o processo pelo qual os documentos financeiros serão encaminhados para o departamento de contabilidade. O primeiro passo no ciclo de contabilidade da sua pequena empresa consiste em coletar os documentos financeiros, tais como faturas, recibos e extratos bancários, e entregá-los para o contador ou departamento de contabilidade para processamento. Se este processo for lento ou não for confiável, os registros contábeis vão se tornar inseguros. Certifique-se de que as informações estejam disponíveis o mais rápido possível com o seu contador. Em uma pequena empresa, isso pode significar simplesmente manter seus documentos financeiros organizados e à disposição a qualquer momento.

Reveja as políticas de manutenção de registros do seu negócio.

Todas as informações financeiras devem ser armazenadas de forma confiável, segura e de forma organizada. Todas as informações relevantes, tais como extratos bancários, cheques cancelados, e XMLs ou Cupons Fiscais devem ser armazenados, por 5 anos.

Referencie cada parte do sistema de contabilidade da sua empresa.

Reveja cada lugar em que dão entrada as informações contábeis, incluindo o diário geral, a contabilidade geral, e os extratos de contas individuais. Certifique-se de que todas as entradas têm entradas correspondentes através de cada elemento do seu sistema, e que todas as discrepâncias são resolvidas rapidamente. Os saldos das contas devem ser examinados sempre, e não apenas antes de preparar o balanço no final do período contabilístico.

Monitore os controles internos da empresa.

Os controles internos são disposições que ajudam a proteger contra fraude, roubo e outras questões de contabilidade interna. Processos contábeis devem ser separados - por exemplo, é melhor que o responsábel pelo financeiro não seja a mesma pessoa que faça a contabilidade, isso torna mais fácil explicar divergências financeiras. Cofres devem ser bloqueados quando não estiverem em uso, e o software da empresa e computadores devem ser protegidos por senha. Os sistemas de câmeras são benéficos para as empresas em geral.

Compare a contabilidade interna com os registros externos.

Verifique a fidelidade de sua própria contabilidade, comparando-a com os registros internos. Por exemplo, você pode comparar os recibos de compra de seus fornecedores com seus próprios registros de compra. Note que as questões que surgirem através deste processo podem ser de erros internos ou contábeis.

Vantagens da Auditoria Contábil

Para a administração da empresa:

• Fiscaliza a eficiência dos controles internos;

• Assegura maior correção dos registros contábeis;

• Opina sobre a adequação das demonstrações contábeis;

• Dificulta desvios de bens patrimoniais e pagamentos indevidos de despesas;

• Possibilita a apuração de omissões no registro das receitas, na realização oportuna de créditos ou na liquidação oportuna de débitos;

• Contribui para obtenção de melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira da empresa auditada;

• Aponta falhas na organização administrativa da empresa e nos controles internos.

• Para os investidores e titulares do capital (sócios):

• Contribui para maior exatidão das demonstrações contábeis;

• Possibilita melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira da empresa auditada;

• Assegura maior exatidão dos resultados apurados.

• Para o fisco:

• Permite maior exatidão das demonstrações contábeis;

• Assegura maior exatidão dos resultados apurados;

• Contribui para maior observância das leis fiscais.

• Para a sociedade (trabalhadores, população, etc) como um todo:

• Maior credibilidade das demonstrações contábeis da entidade auditada;

• Assegura a veracidade das informações, das quais dependerá a tranqüilidade quanto à sanidade das empresas e garantias de empregos;

Essa auditoria pode ser realizada em qualquer empresa, de qualquer tamanho, com ou sem fins lucrativos. O relatório de auditoria deverá possibilitar a identificação dos problemas observados, as consequências e possíveis recomendações para correção.

Considere a contratação de uma empresa independente, para realizar uma auditoria financeira e contábil do seu negócio. Auditorias regulares podem mantê-lo a par de todos os problemas financeiros que sua empresa possa ter.