As vantagens da gestão de documentos eletrônicos para sua empresa.

As empresas produzem, diariamente, volumes consideráveis de documentos em formato físico e digital. Centenas de dados circulam entre setores, colaboradores e clientes. Como é possível lidar com essa dimensão de informações?

A forma mais consistente de fazer essa gestão é contar com softwares especializados. Quanto mais funcionalidades eles tiverem, mais fácil e assertiva será a administração dos documentos eletrônicos. É essencial que esses sistemas apoiem o serviço de mensageria com a geração, a emissão, a recepção e o armazenamento de todos os arquivos de maneira segura.

Além disso, é interessante que a própria solução faça a conciliação de entrada de documentos, tanto da lista da Secretaria da Fazenda (Sefaz) quanto dos demais processos envolvidos. Desta forma, ganha-se tempo com os procedimentos, pois não é necessário fazer digitações repetitivas, e aumenta-se a credibilidade, já que tudo é feito automaticamente e sem intervenções, praticamente anulando a possibilidade de ocorrerem erros.

O arquivo XML da NFe, em resumo, possui validade contábil/fiscal e deve ser guardado pelo tempo legal estipulado. Não o armazenar sujeita a empresa a autuações e multas.

O arquivo XML é gerado a partir da emissão da NFe e cumpre também o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido; é por meio dele que o Governo pode verificar os detalhes sobre as transações realizadas.

Entender esses conceitos e aplicá-los é fundamental para manter seu negócio de acordo com o que prescreve a lei e manter sua gestão eficiente.

Vamos relembrar quais são esses documentos:

• Nota fiscal eletrônica (NF-e);

• Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e);

• Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e);

• Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);

• Manifesto de documentos fiscais eletrônico (MDF-e);

• Carta de correção eletrônica (CC-e);

• Código identificador da operação de transporte (CIOT).

Usar software para a gestão eletrônica de documentos traz muitos benefícios ao seu negócio, independentemente do tamanho e do segmento de mercado em que ele está inserido.

Quais são são essas vantagens?

Eliminar a dependência do e-mail: Por ser tudo automatizado, acaba a dependência do e-mail e a necessidade dos apelos junto aos fornecedores e parceiros para o envio dos documentos;

Identifica fraudes: Ao capturar as notas fiscais diretamente da Sefaz, o próprio sistema identifica se o CNPJ está sendo usado por terceiros para praticar algum crime, como a geração de títulos frios para compensação bancária;

Evita penalidades: Ao custodiar e gerir 100% dos XML, o sistema também confere a autorização e a validade da NF-e junto à Sefaz;

Armazena os documentos fiscais de forma organizada: A solução é desenvolvida para guardar as notas fiscais em banco de dados interno ou externo, deixando as informações disponíveis a qualquer momento;

Antecipa problemas do fechamento do caixa: Por estarem todos organizados, é possível identificar com antecedência quais documentos ainda não foram lançados no sistema financeiro, evitando que sejam esquecidos;

Disponibiliza os documentos a qualquer momento: Ao utilizar um sistema de guarda de documentos, você não precisa imprimir os documentos para guardá-los. Os documentos auxiliares de NF-e (Danfes) e os documentos auxiliares do CT-e (Dactes) estarão sempre disponíveis para impressão

É importante perceber que contar com uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos pode fazer toda a diferença para o seu negócio.