(De) Centralização, qual a melhor opção para minha empresa?

Alguém uma vez, me contou uma história sobre um homem que tinha dois arquivos em sua mesa, um sobre a forma de como centralizar sua empresa e outro sobre a forma de descentralizá-la.

Acontece que, cada vez que havia uma mudança na liderança, nos departamentos, ocorria uma mudança na forma de como a empresa deveria ser estruturada para ser centralizada ou não.

Sinceramente, não há uma resposta clara sobre o que é melhor para um negócio. Para centralizar ou descentralizar precisamos avaliar caso-a-caso, considerando os objetivos da empresa e como as interações, tanto interna como externamente, irão impactar no negócio e os objetivos. O que acontece frequentemente são situações híbridas como, departamento comercial descentralizado, mas o marketing é centralizado, RH é centralizado, mas as operações são descentralizadas. No entanto, existem duas áreas de uma empresa onde eu penso que a centralização precisa ser fortemente considerada – Finanças e Contabilidade.

Muitos dos argumentos para centralizar esses departamentos são semelhantes:

Existem economias de escala que podem advir do gerenciamento de transações em massa ou todo sistema da empresa dedicado a um grupo de funcionários.

Coerência e melhores práticas podem ser filtrados por toda a organização.

A manutenção de controles para garantir procedimentos serão seguidos de forma mais fácil.

Na economia de hoje, e com a multiplicidade de exigências legais, especialmente em torno do campo de finanças e de contabilidade como SPED, estes pensamentos devem estar no topo da lista quando se considera a questão da centralização. É importante considerar a centralização de áreas funcionais, como contas a pagar, contas a receber, gestão de caixa e folha de pagamento, uma vez que estes são gateways de primeira linha para fraudes fiscais e problemas financeiros.

Isso não quer dizer que a centralização irá proteger completamente uma empresa, mas é mais fácil para garantir os controles .

Um dos problemas de ter o departamento financeiro a partir de uma perspectiva central é muitas vezes esse departamento ser visto como proibitivo, não trabalhando para o benefício do negócio, pois esta mais preocupado em seguir as regras, independentemente do impacto nas operações.

Uma maneira de evitar isso é garantir uma boa comunicação entre finanças e as unidades de negócios. Uma dica de como fazer isso é ter um contador dedicado ou um analista trabalhando com cada grupo que é, na verdade, parte de sua equipe.

O contador pode atuar diretamente nas unidades e verificar se existem necessidades pontuais, analisando se estão alinhadas com os requisitos centrais. Ele também pode obter uma melhor compreensão da unidade e fornecer o discernimento claro, e ajustando o que for necessário.

Grandes corporações tem estruturado seus departamentos desta forma. Onde cada um dos contadores tornaram-se membro das diversas equipes, valorizado os colaboradores e ajudando nas tomadas de decisão.

Tomada de Decisão

A tomada de decisão em uma organização pode ser centralizada ou descentralizada. A centralização é a maneira na qual a localização da tomada de decisão está próxima do topo hierárquico da organização. Já a descentralização pressiona os níveis hierárquicos mais baixos a tomarem decisões.

Tendência Atual

A tendência das últimas décadas é uma preferência pela descentralização. Isso pode ser justificado pelo aumento da competição global em diversos setores. Essa competição pressiona empresas a cortar custos, produzir produtos de melhor qualidade e atender os clientes em prazos menores.

Veja as vantagens e desvantagens de cada opção.

Estutura Centralizada:

Vantagens

Procedimentos homogêneos

Facilidade de controle

Eficiência na comunicação vertical

Melhor acesso à informação

Menos redundância de tarefas

Desvantagens

Alta dependência da cúpula

Menor competição entre unidades

Maior dificuldade em avaliar gerentes