Checklist para você aplicar o controle financeiro no seu negócio.

Empresas devem organizar informações financeiras para que sejam facilmente encontradas e utilizadas no processo de tomada de decisões de forma ágil e coerente.

De nada adianta a empresa ter uma série de dados, se eles não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil. Imagine a seguinte situação: para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente.

Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

Qual é o valor total a receber dos clientes?
Qual é o valor a receber nos meses seguintes?
Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido há mais de 30 dias?

Para evitar essas dificuldades, a empresa precisa organizar os controles para fornecer as informações úteis para as decisões financeiras.

Controle diário de caixa

Registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa. A principal finalidade é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos.

As diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Corrige-se os erros de registro e a diferença estará zerada. Se ela ocorrer por desvios, resta ao empresário apurar com os responsáveis.

Além disso, o controle de caixa fornece informações para:

Controlar os valores depositados em bancos;
Fazer pagamentos em dinheiro;
Controlar e analisar as despesas pagas;
Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

Dica: por medidas de segurança, evite manter dinheiro e cheques em caixa.

Controle bancário

É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes: depósitos e créditos na conta da empresa e os pagamentos feitos por meios bancários e outros valores debitados em conta (tarifas, juros, contas de energia, água e telefone etc.). Tem duas finalidades: confrontar os registros da empresa e os lançamentos do banco e gerar informações sobre os saldos bancários (se são suficientes para pagar os compromissos do dia).

Controle diário de vendas

Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.

Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:

Total das vendas diárias e os prazos de recebimentos;
Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
Fornecer dados para conferência de caixa (se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);
Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
Fazer a analise de ticket médio, o prazo médio de pagamento e etc.

Contas a receber

Controla os valores das vendas a prazo e deve ser organizado para:

Fornecer informações sobre o total dos valores a receber;
Estimar os valores a receber por períodos de vencimento;
Conhecer o montante das contas já vencidas e os períodos de atraso e tomar providências para a cobrança;
Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
Fornecer informações para a elaboração do fluxo de caixa.

Contas a pagar

Organize os totais a pagar por período de vencimento: dia, semana, quinzena etc. Vantagens de manter as contas em dia:

Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;
Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.

Controle mensal de despesas

Registra o valor de cada despesa. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até a decisão de cortar gastos.

Estoques

Controlando os estoques, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos e facilita as providências para redução do estoque. O controle deve ser organizado para fornecer as seguintes informações: