Como usar o centro de custo para melhorar o seu controle financeiro.

Centro de Custo é uma organização lógica que segmenta diferentes setores e atividades dentro de uma empresa. O conjunto dos centros de custos representam a estrutura total de uma empresa, sendo que cada um deles pode ser considerado, em termos, uma divisão independente.

O conceito de centros de custos tem por objetivo melhor separar as atividades de uma empresa. É como fragmentar uma empresas em vários setores, que podem gerar receitas e despesas de forma independente. Isso permite medir o desempenho de um centro de custo por si só e tomar decisões melhores quanto aos gastos, produtos e serviços oferecidos.

Vamos imaginar que você seja dono de uma empresa que oferece serviços web. Sua empresa atua em três principais segmentos: publicidade, desenvolvimento web e consultoria em tecnologia. Nesse caso, podemos considerar que sua empresa é composta de três Centros de Custo distintos, que vamos chamar de “Publicidade”, “Desenvolvimento” e “Consultoria”.

O motivo dessa separação é que possamos controlar o desempenho financeiro de cada área da empresa separadamente. Como cada centro de custo é responsável por projetos distintos, as receitas ficarão associadas aos centros de custo aos quais pertencem os projetos que as geraram.

Da mesma forma, as despesas devem ser acomodadas no centro de custo onde incorreram. Por exemplo, digamos que sua empresa, que possui três centros de custo, possui também três escritórios, onde ficam alocadas cada uma das equipes. As despesas de aluguel do escritório onde fica alocada a equipe de consultoria deve ser alocada no centro de custo “Consultoria”. Já os custos com máquinas e equipamentos utilizados pela equipe de desenvolvimento devem ser alocados no centro de custo “Desenvolvimento”.

Dividindo as despesas entre os centros de custos.

Despesas que incorram em mais de um centro de custo, idealmente, devem ser divididas entre eles. Em nosso exemplo, se a equipe de desenvolvimento e a de publicidade ficam alocadas num mesmo escritório, as despesas de aluguel desse escritório devem ser divididas entre os dois centros de custo.

A proporção dessa divisão deve ser decidida pelos gestores financeiros da empresa e ser calculada de acordo com os critérios que julgarem mais corretos.

Como exemplo, se a equipe de publicidade for três vezes maior que a de desenvolvimento, os gestores podem escolher alocar 75% do custo de aluguel no centro de custo de publicidade e 25% no centro de custo de desenvolvimento, concluindo que a equipe de publicidade é mais responsável por essa despesa do que a equipe de desenvolvimento.

Ainda no mesmo cenário, digamos que a equipe de desenvolvimento, mesmo sendo três vezes menor que a de publicidade, gere três vezes mais receita para a empresa.

Nesse caso, outro gestor pode optar por alocar 75% do custo no centro de custo de desenvolvimento e 25% no centro de custo de publicidade, favorecendo o resultado do centro de custo de publicidade e “punindo” o centro de custo de desenvolvimento, que é mais capaz de arcar com a despesa.

Outro gestor poderia levar ambos os fatores em conta e decidir dividir as despesas igualmente. Todas essas visões são válidas, não existindo uma forma correta ou errada de efetuar essa divisão. A decisão deve estar de acordo com a metodologia utilizada pelos gestores.

Resultados do centro de custo

Com a divisão adequada das receitas e despesas entre os centros de custo, é possível acompanhar os resultados individuais de cada um deles.

Isso permite análises mais profundas do desempenho da empresa. Pode-se perceber, por exemplo, que o centro de custo “Publicidade” tem um resultado muito superior ao centro de custo “Desenvolvimento”, cujos resultados têm caído mês após més. Isso ajudará os gestores a entender como melhorar o desempenho de cada setor da empresa e encontrar novos caminhos a seguir.

Como dividir minha empresa em centros de custo?

A divisão em centros de custos deve ter por objetivo ajudar você a tomar decisões melhores, não tornar sua empresa mais engessada ou complexa do que o necessário.

Os centros de custo classificam-se em produtivos e administrativos e, eventualmente, em auxiliares.

Centros de custos produtivo

São aqueles setores da empresa onde se processa a fabricação dos produtos. Divididos por cada departamento,ou processo.

Exemplo: corte, costura e acabamento na indústria de confecção.

Em empresas de médio e grande porte costuma-se subdividir ainda mais algumas seções produtivas de modo a separar em vários centros de custos as máquinas ou atividades que devam ter diferentes custos hora/máquina ou hora/homem, ainda que executando operações idênticas.

Centros de custos administrativo

São os setores que executam atividades de caráter gerencial ou administrativo da empresa.

Exemplos: administração geral, administração do material, expedição, vendas, filiais, etc.

Em empresas comerciais os custos são analisados sob dois aspectos (fixos e variáveis).